Sistem Informasi Manajemen (UTS)

1. Analisis tantangan pendidikan administrasi perkantoran di era disrupsi teknologi

Jawaban:

Pendidikan administrasi perkantoran merupakan suatu ilmu yang mempelajari tentang pengkoordinasian dari sumber daya manusia dan material pada suatu organisasi/ institusi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pada praktiknya, administrasi perkantoran mencakup serangkaian kegiatan sehari-hari yang berkaitan dengan perencanaan keuangan, penagihan, pencatatan, personil dan distribusi fisik dan logistik dalam suatu organisasi.  Seiring berjalannya waktu, teknologi terus berkembang dan memengaruhi segala aspek kehidupan manusia termasuk pekerjaan kantor. Perkembangan teknologi inilah yang saat ini dikenal sebagai disrupsi teknologi. Teknologi pada administrasi perkantoran atau teknologi perkantoran merupakan segala sesuatu/ alat yang mendukung dan mempermudah kegiatan di kantor sehingga pekerjaan terlaksana dengan lebih efisien sebagaimana tujuan utama dari kegiatan administrasi itu sendiri. Sebagaimana yang telah disebutkan sebelumnya bahwa tujuan utama administrasi yaitu efisiensi sehingga teknologi yang digunakan harus memenuhi syarat efisiensi tersebut. Komputer dan otomasi kantor merupakan sebagian contoh dari disrupsi teknologi yang memberikan kontribusi besar dalam membantu tercapainya pekerjaan kantor yang efektif dan efisien. Meskipun demikian, adanya era disrupsi teknologi memberikan tantangan tersendiri bagi dunia administrasi perkantoran. Sebagaimana yang diidentifikasi Dabeski (2005), tantangan dalam pemanfaatan teknologi kantor yaitu sebagai berikut.

• Fasilitas yang tidak memadai seperti perangkat komputer dan software
• Kurangnya tenaga terampil untuk mengelola dan memelihara peralatan elektronik dan otomasi kantor
• Resistensi personil kantor untuk berubah dari metode kantor tradisional menjadi teknologi kantor modern
• Ketergantungan yang berlebihan oleh organisasi dan institusi pada pemerintah untuk persediaan dan perbaikan fasilitas kantor
• Catu daya (power supply) yang tidak menentu memiliki keterbatasan penggunaan peralatan kantor Berdasarkan tantangan administrasi perkantoran di atas, maka perlu adanya generasi yang mampu menjawab tantangan tersebut. Pendidikan administrasi perkantoran merupakan salah satu saluran pendidikan yang harusnya mampu ‘mencetak’ lulusan yang terampil dalam mengelola dan memelihara peralatan kantor dan kreatif mengembangkan teknologi kantor demi tercapainya efisiensi.

Source:         http://globalacademicgroup.com/journals/the%20intuition/Office%20Administration%20in%20an%20Era%20of%20Emerging%20Technologies.pdf

 

2. Analisislah manfaat Sistem Informasi Manajemen dari sisi perencanaan, pengorganisasian, monitoring, dan evaluasi. Berikan contoh kasus (diluar yang sudah didiskusikan).

Jawaban:

a) Perencanaan

Sistem informasi adalah mekanisme yang memastikan informasi tersedia bagi para manajer sesuai dengan kebutuhan dan waktu mereka yang relevan untuk pengambilan keputusan. Pengelolaan informasi merupakan masukan penting di setiap level dalam organisasi untuk pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, penerapan, dan pengendalian. Sistem Informasi Manajemen (SIM) memiliki peran yang besar dalam perencanaan manajerial. Informasi yang disediakan membantu manajemen tingkat menengah dalam membuat perencanaan jangka pendek. SIM memberikan manfaat dalam perencanaan yang berkaitan dengan pengelolaan penjualan dan distribusi, akun, hutang, piutang, inventaris, sumber daya manusia, manajemen hubungan, dan lain-lain. Salah satu sistem yang berguna dalam perencanaan yaitu sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada perusahaan-perusahaan untuk meningkatkan efisiensi kerja. ERP itu sendiri yaitu sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengoptimalkan proses bisnis dan transaksi dalam perusahaan. Misalnya, PT INDOFOOD menggunakan sistem ERP untuk melakukan perencanaan produksi sehingga segala jenis kebutuhan produksi terpenuhi dengan kondisi inventory yang tetap terjaga.

Sources:

https://www.researchgate.net/profile/Nishad_Nawaz/publication/271132427_The_Impact_of_Enterprise_Resource_Planning_ERP_Systems_Implementation_on_Business_Performance/links/54be3a690cf218d4a16a5531/The-Impact-of-Enterprise-Resource-Planning-ERP-Systems-Implementation-on-Business-Performance.pdfo   http://www.iaeng.org/publication/WCECS2011/WCECS2011_pp1126-1134.pdf

b) Pengorganisasian

Menurut Kontz dan O’Donnel (Malayu Hasibuan, 2009 :119), fungsi pengorganisasian manajer meliputi penentuan penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk 18 tujuan-tujuan perusahaan, pengelompokkan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer, serta melimpahkan wewenang untuk melaksanakannya. Sedangkan menurut Allen (1964:163), pengorganisasian merupaka pekerjaan manajer untuk mengatur dan mengaitkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan sehingga dapat diselesaikan dengan cara yang paling efektif oleh pekerja. Allen mengidentifikasi tiga komponen utama aktivitas dari pengorganisasian:

• Mengembangkan Struktur Organisasi: Pekerjaan yang dilakukan seorang manajer untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan pekerjaan yang harus dilakukan.
• Delegasi Manajemen: Pekerjaan yang dilakukan seorang manajer untuk mempercayakan tanggung jawab dan otoritas kepada orang lain, dan untuk menetapkan akuntabilitas terhadap hasil.
• Menetapkan Hubungan: Pekerjaan yang dilakukan seorang manajer untuk menciptakan kondisi yang diperlukan untuk kerjasama.

Ditinjau dari aktivitas utama fungsi pengorganisasian di atas, maka salah satu contoh penggunaan SIM pada fungsi ini yaitu penggunaan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) UNS yang berisikan informasi tentang sebaran dan status pegawai secara terintegrasi sehingga memudahkan dalam pencarian informasi.

Source:

https://pmworldlibrary.net/wp-content/uploads/2015/09/pmwj38-Sep2015-Stretton-organizing-function-general-management-Series-Article3.pdf

c) Monitoring

Monitoring merupakan proses sistematis mengumpulkan, menganalisis, dan menggunakan informasi untuk melacak kemajuan program dalam mencapai tujuannya dan untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen, penyediaan data secara terintegrasi sangat membantu manajer melakukan kegiatan monitoring terhadap berbagai departemen berbeda seperti pemasaran, produksi, penjualan, inventaris, pemeliharaan, kepegawaian dan lain-lain. Misalnya sistem perekaman kehadiran yang digunakan di Birla Corporation Limited (India) untuk mengawasi staf yang memudahkan untuk melakukan pencarian informasi tertentu dengan cepat, menghasilkan laporan dengan mudah, menjaga keamanan data dengan sistem yang berorientasi pada kata sandi, mem-backup data, mengembangkan sistem secara online, dan melakukan kegiatan monitoring secara ekonomis. Semua informasi yang dihasilkan akan dilaporkan kepada manajemen puncak untuk dilakukan pengambilan keputusan terhadap perilaku staf yang terlambat atau melakukan pelanggaran.

Source:

http://www.ijhssi.org/papers/v6(7)/Version-2/A0607020106.pdf

http://journal-archieves28.webs.com/991-997.pdf

http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.219.4812&rep=rep1&type=pdf

d)  Evaluasi

Menurut Cronbach (1963) seperti yang dikutip oleh Purwanto dan Suparman bahwa“evaluasi mempunyai tujuan sebagai alat penyedia informasi untuk membuat keputusan”. Djuju Sudjana (2006) menyatakan berbagai macam tujuan evaluasi, yaitu:

1. Memberikan masukan untuk perencanaan program
2. Memberikan masukan untuk kelanjutan, perluasan, dan penghentian program.
3. Memberi masukan untuk memodifikasi program.
4. Memperoleh informasi tentang faktor pendukung dan penghambat program.
5. Memberi masukan untuk motivasi dan Pembina pengelola dan pelaksana program.
6. Memberi masukan untuk memahami landasan keilmuan bagi evaluasi program.

Peran SIM pada fungsi evaluasi yaitu menyediakan informasi dari penerapan program yang telah dijalankan. Misalnya sistem presensi karyawan yang hasilnya dapat dievaluasi apakah sesuai dengan yang diharapkan atau tidak yang kemudian akan dijadikan bahan pertimbangan pembuatan kebijakan baru.

Source:

http://www.irmbrjournal.com/papers/1438582190.pdf